Različna barvna stanja v Skypeu za podjetja sporočajo vašim stikom, kdaj niste v pisarni, in vašo stopnjo razpoložljivosti. Če želite vedeti, kako to storiti, vam bomo pokazali v tem članku.
Najprej vas bomo popeljali skozi nastavitev odsotnosti s samodejnimi odgovori v sistemu Windows 10; nato kako vključiti več informacij tako, da nastavite svojo razpoložljivost v Skypu. Poleg tega, ker različica programa Skype za podjetja Mac trenutno ne prejema podatkov o Outlookovem koledarju, vam bomo pokazali korake za rešitev.
Možnost 1: sinhronizirajte MS Outlook s Skypeom za podjetja (vijolična pika z samodejnimi odgovori)
Nastavite odsotnost s samodejnim odgovorom v sistemu Windows
Preden nastavite odsotnost s samodejnimi odgovori, morate preveriti, katero vrsto računa Outlook imate, saj bo to odvisno od korakov, ki jih morate upoštevati:
- V Outlooku kliknite »Datoteka« > »Nastavitve računa«.
- Izberite »Nastavitve računa« in nato preverite stolpec »Vrsta«:
- Če uporabljate službeno e-pošto, bo vaš račun Microsoft Exchange.
- Če gre za osebno e-pošto, kot je Gmail, bo vaš račun IMAP ali POP3.
- Če uporabljate službeno e-pošto, bo vaš račun Microsoft Exchange.
Če želite nastaviti samodejni odgovor odsotnosti za račun Microsoft Exchange:
- Zaženite Outlook in izberite »Datoteka« > »Samodejni odgovori«.
- V polju »Samodejni odgovori« kliknite »Pošlji samodejne odgovore«.
- Za svoje samodejne odgovore lahko nastavite časovno obdobje, ki se bo ustavilo ob končnem času; v nasprotnem primeru ga boste morali ročno izklopiti.
- Če možnosti »Samodejni odgovori« ni na voljo, uporabite možnost »Pravila in opozorila«, da nastavite vašo odsotnost.
- Za svoje samodejne odgovore lahko nastavite časovno obdobje, ki se bo ustavilo ob končnem času; v nasprotnem primeru ga boste morali ročno izklopiti.
- Vnesite odgovor, ki ga želite poslati, ko ste odsotni, na zavihku »Znotraj moje organizacije«.
- Možnost »vsakdo zunaj moje organizacije« bo poslala vaš samodejni odgovor na vsako e-pošto.
- Možnost »vsakdo zunaj moje organizacije« bo poslala vaš samodejni odgovor na vsako e-pošto.
- Kliknite »V redu«, da shranite.
Če želite ustvariti sporočilo o odsotnosti iz pisarne za svoj račun IMAP ali POP3:
- Zaženite Outlook in izberite »Datoteka«, da prikažete možnosti informacij o računu.
- Izberite »Novo sporočilo«.
- Izpolnite zadevo in odgovor za svojo predlogo.
- Kliknite »Datoteka« in nato »Shrani kot«.
- V spustni meni »Shrani kot vrsto« vnesite ime svoje predloge; nato kliknite »Predloga Outlook (*.oft).«
- Izberite lokacijo in nato »Shrani«.
Če želite ustvariti pravilo odsotnosti:
- Kliknite »Datoteka« > »Upravljanje pravil in opozoril«.
- Na zavihku »Pravila za e-pošto« v polju »Pravila in opozorila« izberite »Novo pravilo«.
- Izberite »Uporabi pravilo za sporočilo, ki ga prejmem« pod »Začni s praznega pravila« in nato »Naprej«.
- Pustite možnosti korakov 1 in 2 nespremenjene, da odgovorite na vsa vaša sporočila in nato »Naprej«.
- Kliknite »Da«, da potrdite pravilo za vsa sporočila.
- Pod »1. korak: izberite dejanja;« nato kliknite »odgovori z določeno predlogo«.
- Pod »2. korak: Uredite opis pravila« izberite označeno besedilo za »posebno predlogo«.
- Izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu« v možnosti »Izberite predlogo za odgovor« v »Poišči«.
- Kliknite svojo predlogo in nato »Odpri« > »Naprej«.
- Dodajte vse zahtevane izjeme in nato »Naprej«.
- Zdaj poimenujte svoje pravilo tako, kot je na primer Odsotno.
- Če želite začeti s samodejnimi odgovori zdaj, pustite potrjeno možnost »Vklopi to pravilo« in nato »Dokončaj«, sicer počistite možnost, dokler niste pripravljeni.
Opomba: Medtem ko vas ni, boste morali pustiti Outlook, da deluje, da pošljete samodejne odgovore.
Če želite aktivirati pravilo:
- Kliknite »Datoteka« > »Upravljanje pravil in opozoril«.
- V razdelku »Pravila za e-pošto« v razdelku »Pravila in opozorila« poiščite svoje pravilo, nato na levi strani potrdite polje in »V redu«.
Končno nastavite svojo prisotnost na »Aktivno« v Skypu:
Kadar koli vas kdo od vaših stikov Skype poišče, bo poleg vašega imena videl majhno vijolično piko. To potrjuje, da ste odsotni, vendar ste še vedno dosegljivi in pripravljeni na pogovor.
- Prijavite se v Skype in v razdelku »Klepeti« izberite svojo profilno sliko.
- Kliknite na svoje trenutno stanje in izberite »Aktivno«.
Nastavite stanje odsotnosti in »aktivno« Skype v Macu
Opomba: Skype za podjetja v Macu trenutno ne ponuja podrobnosti o prisotnosti na podlagi Outlookovega koledarja. Kot rešitev lahko svoje stanje nastavite na »Aktivno« s sporočilom o stanju odsotnosti:
- Prijavite se v Skype in kliknite svojo fotografijo.
- V spustni puščici pod svojim imenom izberite »Na voljo«.
Nato dodate sporočilo o stanju:
- Kliknite svojo fotografijo in izberite »Kliknite za dodajanje sporočila o stanju«.
- Vnesite sporočilo, na primer: »Trenutno sem brez povezave …. – ….. Prosim, pošljite mi IM.”
- Če želite odstraniti sporočilo, kliknite nanj in nato pritisnite »Izbriši«.
Ko vas bodo vaši kolegi poiskali v svojih stikih v Skypu, bodo videli, da ste odsotni in na voljo.
2. možnost: sinhronizirajte koledar MS Outlook s Skypeom (vijolična puščica s krogom)
Nastavite odsotnost z/brez samodejnega odgovora v sistemu Windows
Preden nastavite odsotnost, morate preveriti, katero vrsto računa Outlook imate, saj bo to odvisno od korakov, ki jih morate upoštevati:
- V Outlooku kliknite »Datoteka« > »Nastavitve računa«.
- Izberite »Nastavitve računa« in nato preverite stolpec »Vrsta«:
- Če uporabljate službeno e-pošto, bo vaš račun Microsoft Exchange.
- Če gre za osebno e-pošto, kot je Gmail, bo vaš račun IMAP ali POP3.
- Če uporabljate službeno e-pošto, bo vaš račun Microsoft Exchange.
Če želite nastaviti samodejni odgovor odsotnosti za račun Microsoft Exchange:
- Zaženite Outlook in izberite »Datoteka« > »Samodejni odgovori«.
- V polju »Samodejni odgovori« kliknite »Pošlji samodejne odgovore«.
- Za svoje samodejne odgovore lahko nastavite časovno obdobje, ki se bo ustavilo ob končnem času; v nasprotnem primeru ga boste morali ročno izklopiti.
- Če možnosti »Samodejni odgovori« ni na voljo, uporabite možnost »Pravila in opozorila«, da nastavite vašo odsotnost.
- Za svoje samodejne odgovore lahko nastavite časovno obdobje, ki se bo ustavilo ob končnem času; v nasprotnem primeru ga boste morali ročno izklopiti.
- Vnesite odgovor, ki ga želite poslati, ko ste odsotni, na zavihku »Znotraj moje organizacije«. Odgovor lahko pustite tudi prazen.
- Možnost »vsakdo zunaj moje organizacije« bo poslala vaš samodejni odgovor na vsako e-pošto. Če želite pustiti odgovor prazen, Outlook priporoča, da izberete »Samo moji stiki«.
- Kliknite »V redu«, da shranite.
Če želite ustvariti sporočilo o odsotnosti iz pisarne za svoj račun IMAP ali POP3:
- Zaženite Outlook in izberite »Datoteka«, da prikažete možnosti informacij o računu.
- Izberite »Novo sporočilo«.
- Izpolnite zadevo in odgovor za svojo predlogo.
- Kliknite »Datoteka« in nato »Shrani kot«.
- V spustni meni »Shrani kot vrsto« vnesite ime svoje predloge; nato kliknite »Predloga Outlook (*.oft).«
- Izberite lokacijo in nato »Shrani«.
Če želite ustvariti navodilo za odsotnost iz pisarne:
- Kliknite »Datoteka« > »Upravljanje pravil in opozoril«.
- V možnosti »Pravila za e-pošto« v polju »Pravila in opozorila« izberite »Novo pravilo«.
- Izberite »Uporabi pravilo za sporočilo, ki ga prejmem« pod »Začni s praznega pravila« in nato »Naprej«.
- Pustite »Možnosti 1. in 2. koraka nespremenjene, da odgovorite na vsa vaša sporočila, nato pa »Naprej«.
- Kliknite »Da«, da potrdite pravilo za vsa sporočila.
- Pod »1. korak: izberite dejanja;« nato kliknite »odgovori z določeno predlogo«.
- Pod »2. korak: Uredite opis pravila« izberite označeno besedilo za »posebno predlogo«.
- Izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu« v možnosti »Izberite predlogo za odgovor« v »Poišči«.
- Kliknite svojo predlogo in nato »Odpri« > »Naprej«.
- Dodajte vse zahtevane izjeme in nato »Naprej«.
- Zdaj poimenujte svoje pravilo tako, kot je na primer Odsotno.
- Če želite, da se vaši samodejni odgovori začnejo zdaj, pustite potrjeno možnost »Vklopi to pravilo« in nato »Dokončaj« ali počistite možnost, ko ste pripravljeni.
Opomba: Medtem ko ste odsotni, boste morali pustiti Outlook aktiven, da boste lahko pošiljali samodejne odgovore.
Za aktiviranje pravila:
- Kliknite »Datoteka« > »Upravljanje pravil in opozoril«.
- V razdelku »Pravila za e-pošto« v »Pravila in opozorila« poiščite svoje pravilo, nato potrdite polje levo od njega in nato »V redu«.
Končno nastavite svojo prisotnost na »Off Work« v Skypu:
Kadar koli vas eden od vaših stikov v Skypu poišče, bodo poleg vašega imena videli majhno, vijolično puščico in piko, ki kaže levo. To potrjuje, da ste odsotni in »odsotni od dela«; torej neaktiven.
- Prijavite se v Skype in v razdelku »Klepeti« izberite svojo profilno sliko.
- Kliknite na svoj trenutni status in nato izberite »Izven dela«.
Nastavite Skype status odsotnosti in dela »Ne dela« v Macu
Opomba: Skype za podjetja v Macu trenutno ne ponuja podrobnosti o prisotnosti na podlagi Outlookovega koledarja. Kot rešitev lahko svoje stanje nastavite na »Ne dela« s sporočilom o stanju odsotnosti:
- Prijavite se v Skype in kliknite svojo fotografijo.
- V spustni puščici pod svojim imenom izberite »Off Work«.
Nato dodate sporočilo o stanju:
- Kliknite svojo fotografijo in izberite »Kliknite za dodajanje sporočila o stanju«.
- Vnesite sporočilo, na primer: »Trenutno sem brez povezave …. in se bo vrnil…”
- Če želite odstraniti sporočilo, kliknite nanj in nato pritisnite »Izbriši«.
Ko vas bodo vaši kolegi poiskali v svojih stikih v Skypu, bodo videli, da vas ni v pisarni in da niste dosegljivi.
Pogosta vprašanja o odsotnosti v Skypu
Zakaj se moj Skype status »Odsotnost« še vedno prikazuje?
Ko je v možnosti »Orodja« > »Možnosti« > »Osebno« označena možnost »Pokaži moje podatke o odsotnosti v pisarni« stikom, bo vaše stanje odsotnosti še vedno prikazano, tudi če je izklopljeno v Outlooku.
Če temu ni tako, se za pomoč poskusite obrniti na Microsoftovo skupino za tehnično podporo.
Ali lahko izklopim stanje odsotnosti z uporabo Skypa namesto Outlooka?
Skype uporablja podatke iz vašega Outlookovega koledarja za posodobitev vašega stanja; zato boste morali prek Outlooka izklopiti odsotnost.
Prikaz vašega stanja odsotnosti v Skypu
Orodje za takojšnje sporočanje Skype za podjetja uporablja podatke iz vašega Outlookovega koledarja za obveščanje vaših stikov Skype o vašem stanju. To je priročno, da vaši stiki na prvi pogled vidijo, ali ste odsotni in ste dosegljivi ali odsotni in niste dosegljivi.
Zdaj, ko smo vam pokazali korake za to, ste uspeli pri nastavitvi – ali je delovalo po pričakovanjih? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.
