Večina sodobnih podjetij se za komunikacijo zanaša na e-pošto. Izguba dostopa do e-pošte ali še huje do celotnih e-poštnih računov bi lahko bila uničujoča. Varnostno kopiranje e-pošte v Outlooku je eden najboljših načinov za mir, saj veste, da so e-poštna sporočila shranjena na več lokacijah v vaši napravi in se jih ne morete zlahka izgubiti.
V tem članku bomo razložili, kako varnostno kopirati Outlookovo e-pošto na več različnih načinov.
Kako varnostno kopirati in izvoziti vsa Outlookova e-poštna sporočila
Eden najhitrejših načinov za varnostno kopiranje vseh Outlookovih e-poštnih sporočil je uporaba vgrajenega zapisa datoteke .pst. Microsoft Outlook in Microsoft Exchange uporabljata izključno datoteke PST za shranjevanje e-pošte, kontaktnih podatkov in naslovov ter koledarskih dogodkov. Statično datoteko PST lahko uporabite kot varnostno kopijo vaših trenutnih Outlookovih e-poštnih sporočil in kontaktnih podatkov, Outlook pa bo lahko dostopal do nje tudi brez povezave.
Evo, kako varnostno kopirate e-pošto v datoteko .pst:
- Odprite Outlook in pritisnite »Datoteka«.
- V meniju izberite »Odpri in izvozi«.
- Kliknite na gumb "Uvoz/izvoz".
- Sistem se bo vrnil na vaš glavni Outlookov zaslon in odprl se bo čarovnik za uvoz/izvoz, ki vas bo vodil skozi postopek izvoza.
- V čarovniku s seznama izberite možnost »Izvozi v datoteko« in kliknite »Naprej«.
- Ko ste pozvani, da izberete vrsto datoteke, izberite »Datoteka s podatki Outlook (.pst)«, nato kliknite »Naprej«.
- Nato boste pozvani, da izberete mape za izvoz. Izberete lahko svoj e-poštni račun za izvoz vseh map, povezanih z njim, vključno s stiki in koledarskimi podatki. Ko ste zadovoljni s svojo izbiro, kliknite »Naprej«.
- Izberite naslovno pot, na kateri je shranjena varnostna kopija. Pot si zapomnite, da boste lahko do nje dostopali pozneje.
- Dobro je, da spremenite ime datoteke (zadnji del poti). Privzeto je to »backup.pst«.
- Če shranjujete varnostno kopijo na privzeto pot, izberite, ali želite podvojene elemente.
- (Neobvezno) Z gumbom »Nazaj« se lahko vrnete na katerega koli od prejšnjih dialogov, morda za spremembo izbire mape.
- Pritisnite "Dokončaj", da začnete postopek izvoza.
- Outlook vas bo pozval, da ustvarite geslo. To je lahko pomembno zaradi varnostnih razlogov, vendar vam ni treba vnesti gesla.
- Izvlečeno datoteko lahko najdete na mestu, ki ste ga določili za pot datoteke. Zdaj lahko datoteko premaknete ali kopirate drugam.
Kako dostopati do izvoženih Outlookovih e-poštnih sporočil
Ko izvozite datoteke, se boste morda spraševali, kako pozneje dostopati do njih. Outlook omogoča preprosto odpiranje varnostnih kopij in obnovitev e-pošte na shranjeno časovno točko. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
- Poiščite datoteko varnostne kopije. Upoštevajte njegovo lokacijo in pot do datoteke.
- Odprite Outlook.
- Pritisnite »Datoteka« in nato »Odpri in izvozi«.
- V meniju na desni izberite »Odpri podatkovno datoteko Outlooka«.
- S tem se odpre File Explorer. Pojdite na datoteko varnostne kopije. Kliknite nanjo in izberite »Odpri«.
- Sistem vas bo vrnil na glavni Outlookov zaslon.
- V navigacijskem meniju na levi se pomaknite navzdol, dokler ne vidite »Podatki Outlooka«. Ta kategorija vsebuje elemente, pridobljene iz varnostne kopije.
- Kategorija ohranja izvirno oblikovanje in sisteme map.
- E-poštna sporočila lahko povlečete in spustite, da jih premaknete v druge datoteke.
Zdaj imate dostop do varnostno kopiranih e-poštnih sporočil.
Kako hitro shraniti eno e-pošto v Outlooku
Včasih ne želite težav s shranjevanjem vseh e-poštnih sporočil in ponovnim odpiranjem Outlooka, ko potrebujete samo eno ali nekaj določenih e-poštnih sporočil. Na srečo obstaja nekaj hitrih rešitev za shranjevanje enega e-poštnega sporočila iz Outlooka.
1. način - neposredno shrani v mapo
- Odprite Outlook.
- Odprite File Explorer in se pomaknite do mesta, kamor želite shraniti e-pošto. Morda boste morali Outlook in File Explorer prestaviti v okenski način in ju premakniti za lažji dostop.
- Povlecite e-pošto, ki jo želite shraniti, iz Outlooka v mapo.
- Outlook bo samodejno shranil e-pošto v obliki »Outlook Item«.
- Dvokliknite shranjeno e-pošto, da ga odprete v Outlooku.
2. način – Shrani kot TXT ali HTML
- Odprite e-pošto, ki jo želite shraniti v Outlooku.
- Izberite »Datoteka« in nato »Shrani kot«.
- Pojavi se File Explorer. Izberite pot, kamor želite shraniti e-pošto. Na dnu Raziskovalca datotek kliknite puščico poleg možnosti »Shrani kot vrsto«. Izberite »Samo besedilo«, da shranite v formatu .txt, ali »HTML«, da shranite e-pošto kot datoteko .html.
- Ko je e-poštno sporočilo shranjeno, lahko dostopate z urejevalnikom besedil (kot je Beležnica), če je v .txt, ali brskalnikom, če je shranjeno kot .html.
Če shranite e-pošto na ta način, ne ohranite nobenih prilog, zato jih prenesite, po potrebi preimenujte in jih shranite poleg e-pošte za kasnejši dostop.
3. način – Za shranjevanje slike uporabite zajem zaslona
Za shranjevanje vsebine e-pošte kot slike lahko uporabite tudi programsko opremo za zajem zaslona. Ta metoda je lahko uporabna za sklicevanje na vsebino e-pošte v drugih oblikah komunikacije, saj se slike zlahka pripnejo na e-pošto in druga sporočila.
Če uporabljate Windows, so novejše različice opremljene z vnaprej nameščeno programsko opremo za zajem zaslona, imenovano Snipping Tool (na starejših napravah) in Snip & Sketch. Lahko pa uporabite gumb Print Screen na tipkovnici in nato prilepite sliko v Paint.
Za naprave Mac je postopek podoben. Uporabite bližnjico Ctrl + Command + 4, da odprete integrirano funkcijo zajema zaslona, nato povlecite izbirni križec, da pokrijete območje čez e-pošto, da ga shranite.
Za Linux lahko najdete vrsto programske opreme za zajem zaslona, ki je na voljo za prenos, ki jo lahko uporabite za shranjevanje e-pošte kot slike. Druga možnost je, da imajo modeli, ki temeljijo na GNOME, integriran pripomoček Screenshot v meniju Aplikacije > Dodatki. Nekatere različice operacijskega sistema Linux se bodo odzvale na gumb Print Screen na tipkovnici, podobno kot v sistemih Windows.
Kako izvozim vse e-poštne naslove v Outlook?
Če želite izvoziti svoj seznam stikov (ki vsebuje e-poštne naslove vaših stikov in druge informacije), lahko uporabite korake, podobne tem, kako bi izvozili e-pošto. Vendar pa je kontaktne podatke mogoče shraniti v drugačni obliki datoteke, ki je uporabniku bolj prijazna in jo je mogoče odpreti v Excelu za hitro manipulacijo in urejanje. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
- Odprite Outlook.
- Izberite Datoteka > Odpri in izvozi > Uvozi/izvozi.
- V čarovniku za uvoz/izvoz izberite »Shrani kot datoteko«.
- Ko ste pozvani, da izberete vrsto datoteke, izberite »Vrednosti, ločene z vejico (.csv)«.
- V meniju za izbiro map izberite mapo »Stiki« pod vašim računom.
- Potrdite pot datoteke ali jo po potrebi spremenite. Datoteko poimenujte po želji.
- Pritisnite "Dokončaj", da začnete postopek izvoza.
- Pogovorno okno za uvoz/izvoz se zapre, ko je postopek končan.
Izvoženo datoteko .csv lahko odprete v Excelu. Prikazala bo veliko tabelo s kontaktnimi podatki. Verjetno boste imeli veliko praznih celic in to je povsem normalno. Za urejanje podatkov lahko uporabite Excel, čeprav bi lahko zaradi dodajanja dodatne vsebine postala neberljiva za Outlook, če boste morali datoteko uvoziti pozneje.
To datoteko lahko uporabite v drugi napravi ali e-poštni storitvi za uvoz kontaktnih podatkov.
Kako shranim več Outlookovih e-poštnih sporočil v svoj računalnik?
Če želite hkrati shraniti več e-poštnih sporočil, vendar ne potrebujete celotne knjižnice e-pošte, obstaja način, da izberete nekaj e-poštnih sporočil, ki jih želite shraniti hkrati. Tukaj je tisto, kar morate storiti:
- Odprite Outlook.
- Izberite e-poštna sporočila, ki jih želite shraniti. Pridržite Ctrl in kliknite e-poštna sporočila, da jih izberete eno za drugo, ali držite Shift, da izberete serijo e-poštnih sporočil med prvim in drugim klikom.
- Pojdite na Datoteka > Shrani kot.
- V pogovornem oknu pojdite v mapo, v katero želite shraniti e-poštna sporočila, poimenujte datoteko, kot želite, in izberite »Samo besedilo« kot obliko za shranjevanje.
- Outlook bo shranil vsa izbrana e-poštna sporočila v eno datoteko .txt. Za dostop do njih lahko uporabite urejevalnik besedil.
Če jih želite shraniti v ločene datoteke .txt, boste morali shraniti vsako e-pošto posebej. Dodatni vtičniki za Outlook, ki so na voljo na spletu, lahko razširijo to funkcijo za shranjevanje e-pošte v ločenih oblikah datotek .txt ali nadomestnih formatih datotek.
Nov pogled na Outlook
Z vgrajeno Outlookovo funkcijo izvoza lahko varnostno kopirate in obnovite e-pošto, če izgubite dostop do svojega e-poštnega računa, bodisi zaradi izgubljenega gesla ali zaradi vdora. Ker je spletna komunikacija tako razširjena, vam lahko vzame nekaj minut časa za redno varnostno kopiranje e-poštnih sporočil prihrani preglavice pri prebiranju izgubljenih datotek.
Kako pogosto izvažate Outlookovo e-pošto? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.
