Ko mora veliko uporabnikov vnesti podatke v skupno Google Preglednico, lahko to pogosto povzroči zmedo. Tu so lahko spustni seznami v veliko pomoč.
Če ne želite, da soigralci vnašajo naključne vnose, delajo tipkarske napake ali motijo formulo, lahko njihove vnose potrdite tako, da ustvarite spustni seznam, med katerim lahko izbirajo.
V tem članku vam bomo pokazali vse, kar morate vedeti o tej uporabni funkciji, ki prihrani čas.
Uporaba preverjanja veljavnosti podatkov za vstavljanje spustnega seznama v celico Google Sheets
Ko odprete list, na katerem delate, je vstavljanje spustnega seznama preprosto:
- Izberite celico, v katero želite vstaviti spustni seznam.
- Z desno tipko miške kliknite celico.
- Kliknite »Preverjanje veljavnosti podatkov«>»Merila«.
- Izbirajte med »Seznam predmetov« ali »Seznam iz niza« – kar vam ustreza.
- Če ste izbrali »Seznam elementov«, vstavite ustrezne elemente. Prepričajte se, da so ločeni z vejicami in brez presledkov.
- Če ste izbrali »Seznam iz obsega«, izberite celice, ki jih želite vključiti na spustni seznam.
- Preverite polje »Pokaži spustni seznam v celici« (seznam se sicer ne bo prikazal), da omogočite prikaz puščice navzdol.
- Kliknite »Shrani«.
Če želite, da lahko uporabniki tipkajo, počistite polje »Pokaži spustni seznam v celici«. Če želite preprečiti, da bi ljudje vnašali neveljavne elemente, izberite »Zavrni vnos«.
Če želite več celicam dodati spustni seznam:
- Označite jih vse tako, da izberete »Obseg celic« ali jih preprosto izberete z miško ali tipkovnico.
- Ponovite zgoraj opisane korake.
Obstaja tudi možnost, da dovolite svojim sodelavcem, da vnesejo svoje podatke, vendar vidijo opozorilo, če vnesejo kaj neveljavnega. V tem primeru izberite možnost »Pokaži opozorilo«. Lahko pa izberete možnost »Zavrni vnos« in onemogočite vnos ničesar, kar ni na vašem seznamu elementov.
Če želite spremeniti spustni seznam, preprosto sledite tem korakom:
- Kliknite celico, ki jo želite spremeniti.
- Kliknite »Podatki« > »Preverjanje podatkov«.
- Poiščite navedene vnose in jih uredite ter kliknite »Shrani«.
Če želite izbrisati spustni seznam:
- Kliknite celico, ki jo želite spremeniti.
- Kliknite »Podatki« > »Preverjanje podatkov«
- Izberite »Odstrani preverjanje«.
Kaj je preverjanje podatkov?
Preverjanje veljavnosti podatkov je možnost v Google Preglednicah, ki vam pomaga organizirati podatke s preverjanjem elementov. Do njega lahko dostopate tako, da v glavnem meniju kliknete »Podatki« in nato izberete »Preverjanje podatkov«. Najpogosteje se uporablja za ustvarjanje spustnih seznamov znotraj različnih celic. Omogoča vam tudi spreminjanje vsebine in oblikovanja katerega koli seznama.
Eden od načinov za preverjanje veljavnosti podatkov je uporaba meril, ki uporabnikom omogočajo vnos vnaprej določene vrste podatkov, kot so številke, datumi ali seznami elementov.
- V meniju za preverjanje veljavnosti podatkov kliknite »Kriteriji«.
- Preverite ustrezno vrsto ali vrste predmetov, za katere želite, da vnesejo soigralci.
- Če želite, lahko v vnosno polje dodate natančne elemente – kot so številke, formule, datumi ali besede.
- Ko končate, kliknite »Shrani«.
Delo s spustnimi seznami
Ko boste naslednjič – ali kdor koli drug – kliknili na to celico, bo namesto možnosti, da nekaj vnesete, prikazan seznam elementov, ki ste jih dodali. Če ste označili polje »Pokaži besedilo pomoči za preverjanje«, se vneseno besedilo prikaže vsakič, ko nekdo klikne eno od preverjenih celic.
Če ste izbrali možnost »Pokaži opozorilo«, bo vnos neveljavnih podatkov sprožil opozorilo. Če nekdo ni prepričan, kaj pomeni opozorilo, naj samo premakne miško nad označen vnos.
Če ste izbrali možnost »Zavrni vnos«, bodo ljudje prejeli tudi opozorilo in ne bodo mogli shraniti neveljavnih elementov.
Uporaba barv za razvrščanje podatkov na spustnem seznamu
Če želite olajšati krmarjenje po listu in dodati nekaj barv na spustni seznam, lahko uporabite »pogojno oblikovanje«. Sledite spodnjim korakom:
- Izberite celice, ki vsebujejo spustni seznam, ki želijo biti v določeni barvi.
- Z desno miškino tipko kliknite in izberite »Pogojno oblikovanje« > »Enobarvna« ali »Barvna lestvica«.
- V razdelku »Slog oblikovanja« izberite barvo ali lestvico.
- Kliknite »Končano« (ali »Dodaj drugo pravilo«).
Kaj še lahko storite s preverjanjem podatkov
Poleg dodajanja spustnih seznamov na svoje liste lahko uporabite tudi preverjanje veljavnosti podatkov za druge namene. Tej vključujejo:
- Sledenje prihodnjim nalogam. Pri preverjanju veljavnosti podatkov izberite možnost »datumi«, nastavite pogojno oblikovanje, kot je razloženo zgoraj, in ga nastavite tako, da bodo vsi elementi, ki vključujejo določen datum, samodejno zatemnjeni.
- Nastavitev vrednosti za potrditvena polja. Ko na spustni seznam dodate potrditvena polja, jim lahko dodelite tudi vrednosti, na primer »da« ali »ne«.
- V meniju Podatki izberite Preverjanje podatkov.
- V razdelku Merila izberite »Potrditveno polje«.
- Izberite »Uporabi vrednosti celic po meri« in vnesite »da«, »ne« ali karkoli želite.
- Preprečite drugim ljudem, da bi zmotili vaše skripte ali formule. Uporabite možnost »Zavrni vnos«, da zaklenete vse celice, ki jih želite ohraniti nedotaknjene.
Naredite razliko s spustnimi seznami
Z možnostjo vstavljanja spustnih seznamov, preverjanja podatkov in še veliko več so Google Preglednice odlična brezplačna alternativa Microsoft Excelu. Preverjanje veljavnosti podatkov vam pomaga omejiti vrednosti znotraj celice na obseg ali seznam elementov, ki jih lahko definirate, spremenite ali izbrišete glede na svoje potrebe. Medtem ko lahko vaši soigralci vstavijo svoje podatke in prispevajo k vašemu projektu, imate možnost, da jim preprečite, da bi pokvarili list v skupni rabi.
Ali ste že poskusili vstaviti spustni seznam v Google Preglednice? Kako je šlo? Sporočite nam v spodnjem razdelku za komentarje.
